Informace o GDPR

INFORMACE POSKYTOVANÉ SUBJEKTŮM OSOBNÍCH ÚDAJŮ VE SMYSLU GDPR

I. Preambule

Ve smyslu ustanovení čl. 12 odst. 1 ve spojení s ustanovením čl. 13 a 14 Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „GDPR„) poskytujeme následující informace o zpracování osobních údajů.

II. Správce osobních údajů

Příspěvková organizace s názvem Regionální organizátor pražské integrované dopravy, příspěvková organizace, IČ 604 37 359, se sídlem Rytířská 10, Praha 1 – Staré Město, PSČ 110 00 (dále jen „ROPID„), zpracovává v rámci své činnosti osobní údaje v rozsahu a způsobem stanoveným dále v tomto dokumentu.

III. Kontaktní údaje

V souvislosti s problematikou zpracování osobních údajů je možné kontaktovat ROPID, jako správce, prostřednictvím těchto údajů:

Tel.: +420 234 704 511 nebo +420 234 704 560

E-mail: ropid@ropid.cz

Funkci pověřence pro ochranu osobních údajů pro správce vykonává:

Mgr. David Grym

Email: poverenecgdpr@ropid.cz

IV. Rozsah zpracování osobních údajů

ROPID zpracovává zejména osobní údaje, které jsou potřebné k realizaci jeho činnosti, a to přímo či nepřímo, v rámci plnění jeho zákonných povinností vyplývajících mu zejména z jeho postavení zaměstnavatele, jakož i v dalších případech. ROPID zpracovává osobní údaje zejména na základě uzavřených smluv či na základě požadavku stanoveného právními předpisy, a dále případně na základě souhlasu osob, o jejichž údaje se jedná.

Zejména se tedy jedná o:

  1. veškeré osobní údaje, které ROPIDu poskytnou uchazeči o zaměstnání v souvislosti s odpovědí na inzerát ROPIDu a zasláním životopisu a motivačního dopisu (zejména jméno, příjmení, titul, datum narození, bydliště, telefonický kontakt, emailová adresa, údaje o vzdělání, dosavadních pracovních zkušeností, znalostí, a dovedností);
  2. veškeré osobní údaje, které ROPIDu poskytnou zaměstnanci, tedy osobní údaje uvedené v pracovních smlouvách a osobních dotaznících zaměstnanců a údaje obsažené v žádostech o potvrzení výše příjmů pro potřeby třetích osob – zejména bankovních ústavů, pojišťoven, soudů, příbuzných (zejména jméno, příjmení, akademický titul, datum narození, rodné číslo, bydliště, telefonický kontakt, emailová adresa, číslo bankovního účtu, údaje o kontaktní osobě zaměstnance);
  3. veškeré osobní údaje, jejichž zpracování souvisí s plněním povinností ROPIDu, jakožto zaměstnavatele, a to jak zákonných, tak vyplývajících z pracovněprávních vztahů, jichž je ROPID smluvní stranou (údaje o mzdě a o jejich složkách, o odvodech na zdravotní a sociální pojištění, zálohách na daň z příjmů fyzických osob, údaje týkající se zdravotního stavu zaměstnance);
  4. veškeré osobní údaje, jejichž zpracování nepřímo souvisí s realizací činnosti ROPIDu (zejména osobní údaje související s přístupem zaměstnanců do vnitřních systémů, které ROPID využívá, související s poskytováním síťových služeb, provozu těchto systémů a obslužných aplikací v rámci infrastruktury informačních a komunikačních technologií, a to i prostřednictvím dálkového přístupu VPN – tj. zejména uživatelská jména, hesla, identifikátory hardwarových zařízení, identifikátory přístupových karet a znění přístupových kódů);
  5. veškeré osobní údaje, jejichž zpracování přímo souvisí s realizací činnosti ROPIDu, zejména:
    1. osobní údaje související s možností třetích osob kontaktovat ROPID (zejména jméno, příjmení, pracovní zařazení, pracovní telefonický kontakt, pracovní e-mailová adresa), zejména při vznesení stížnosti na dodržování a fungování dopravní obslužnosti;
    2. foto a video záznamy pořízené za účelem prezentace a propagace činnosti ROPIDu;
    3. osobní údaje o cestujících získané během provádění kontrolní činnosti při plnění smluv o veřejných službách, které cestující uvedou v prohlášení cestujícího o úhradě jízdného či v prohlášení svědka převzetí finanční hotovosti řidičem (zejména jméno, příjmení, bydliště, datum narození);
    4. osobní údaje zaměstnanců dopravců či spolupracujících subjektů zpracovávaných při výkonu činnosti ROPID, zejména při provádění kontrol a plánování dopravní obslužnosti v rámci městské a příměstské dopravy;
    5. osobní údaje osob registrovaných k zasílání novinek v dopravě či osob využívajících mobilní aplikaci ROPID;
    6. osobní údaje o bývalých zaměstnancích a dalších bývalých pracovnících uchovávané v souvislosti s možností Organizace kontaktovat tyto bývalé zaměstnance a další bývalé pracovníky za účelem nabídky opětovného přijetí do pracovního poměru či právního poměru založeného dohodami o pracích konaných mimo pracovní poměr.

V. Právní základ a účel zpracování osobních údajů

ROPID zpracovává výše uvedené osobní údaje pouze v souladu s GDPR (ustanovení čl. 6 odst. 1 a ustanovení čl. 9 odst. 2), tedy na základě:

  1. výslovného souhlasu osoby, které se osobní údaje týkají (subjekt údajů);
  2. smlouvy, pro jejíž plnění je zpracování osobních údajů nezbytné (např. identifikace osoby, se kterou ROPID uzavřel smlouvu, zejména pracovní smlouvu);
  3. plnění povinností vyplývajících ROPIDu z právních předpisů České republiky či EU (např. předávání osobních údajů zaměstnance příslušné zdravotní pojišťovně, archivace písemností, poskytování součinnosti orgánům veřejné moci atd.);
  4. zpracování za účelem plnění povinností a výkon zvláštních práv ROPIDu v oblasti pracovního práva a práva sociálního zabezpečení a sociální ochrany;
  5. zpracování za účelem pracovněprávního lékařství a pro posouzení pracovní schopnosti zaměstnance;
  6. životně důležitého zájmu za účelem předejití újmy na životě osoby, které se osobní údaje týkají, či jiné osoby (např. předání osobních údajů zaměstnance, který utrpěl úraz, záchranné službě);
  7. nezbytnosti zpracování pro splnění úkolů prováděných ve veřejném zájmu, zejména tedy pro zajištění dopravní obslužnosti v hlavním městě Praha a v příměstských oblastech;
  8. oprávněného zájmu ROPIDu (např. ochrana majetku ROPIDu prostřednictvím kamerových systémů, budou-li instalovány);

a pro následující účely:

  1. vedení pracovněprávní agendy ROPIDu a pro účely s tímto související;
  2. provádění průzkumů a následného zkvalitnění služeb a plánování veřejné dopravy;
  3. vyřizování stížností osob na problémy vyskytnuté v městské a příměstské hromadné dopravě či jiných stížností;
  4. poskytování služeb spočívajících v informování osob registrovaných na webovém portálu ROPIDu, které projevily zájem o toto informování a udělily ke zpracovávání osobních údajů za tímto účelem svůj souhlas;
  5. zajištění hromadné dopravy a tedy dopravní obslužnosti na území hlavního města Prahy a přilehlých částech Prahy;
  6. plnění smlouvy, pro jejíž splnění je zpracování osobních údajů nezbytné;
  7. plnění povinností vyplývajících ROPIDu z právních předpisů České republiky či EU;
  8. ochrany životně důležitého zájmu za účelem předcházení újmy na životě;
  9. ochrany oprávněného zájmu ROPIDu;
  10. dalšího oslovení v případě uvolnění či vytvoření nového pracovního místa;
  11. předávání třetím osobám na výslovnou žádost zaměstnance či na žádost daného subjektu se souhlasem zaměstnance, a to zejména za účelem vydávání potvrzení o příjmech zaměstnance (bankovní ústavy, pojišťovny, soudy, příbuzní);
  12. poskytování síťových služeb, provozu těchto systémů a obslužných aplikací v rámci infrastruktury informačních a komunikačních technologií umožňujících zaměstnancům přímý i dálkový přístup prostřednictvím VPN (zejména ve vztahu k používání počítačů, síťových tiskáren a dalších síťových prvků, atd.);
  13. umožnění kontaktovat ROPID ze strany třetích osob prostřednictvím pracovních kontaktních údajů zaměstnance;
  14. prezentace a propagace činnosti ROPIDu, a to i způsobem umožňujícím dálkový přístup.

VI. Poskytnutí osobních údajů dalším osobám (příjemcům)

ROPID poskytuje osobní údaje subjektů údajů dle potřeb následujícím třetím osobám:

  • externí účetní, externí advokátní kanceláři, externím auditorům, či jiným externím poradcům za účelem využití jimi poskytovaných služeb;
  • osobám poskytujícím serverové, webové, cloudové nebo IT služby, či kteří jsou jeho obchodními partnery;
  • smluvním partnerům za účelem řádného plnění smlouvy;
  • osobám spolupracujícím na naplnění úkolů ve veřejném zájmu, tedy na zajištění dopravní obslužnosti v hlavním městě Praha a přilehlých částech, zejména tedy Dopravnímu podniku hlavního města Prahy;
  • orgánům veřejné moci, jakož i dalším subjektům, vyplývá-li povinnost předat osobní údaje pro ROPID z právních předpisů;
  • dalším subjektům za jiným účelem po předchozím oznámení subjektu údajů či na jeho žádost.

VII. Způsob zpracování osobních údajů

ROPID klade důraz na ochranu jím zpracovávaných osobních údajů. Zpracování osobních údajů probíhá jak manuálně, tak prostřednictvím elektronických informačních systémů osobami, které jsou k tomu přímo pověřeny, jsou za tímto účelem zvláštně proškoleny a podléhají povinnosti mlčenlivosti.

ROPID nevyužívá v rámci zpracování osobních údajů tzv. automatizované rozhodování (včetně profilování), tedy předvídání aspektů v chování osob prostřednictvím výpočetní techniky.

S konkrétním způsobem, účelem, rozsahem a dobou zpracování je subjekt údajů srozuměn před zahájením daného zpracování a na jeho žádost mu budou veškeré přesnější informace opětovně sděleny.

VIII. Doba uložení osobních údajů

ROPID zpracovává osobní údaje v souladu s platnými právními předpisy, a to po dobu, po kterou jsou nezbytně potřebné, případně by mohly být potřebné pro ochranu oprávněných zájmů ROPID, případně po dobu stanovenou právními předpisy k jejich zachování.

Doba zpracování pro daný účel je subjektu údajů sdělena při zahájení zpracování a opakovaně bude sdělena na učiněnou žádost subjektu údajů.

IX. Práva osob, jejichž osobní údaje jsou zpracovávány

Osoba, jejíž osobní údaje jsou ze strany ROPID zpracovávány, je oprávněna:

  1. odvolat udělený souhlas se zpracováním osobních údajů;
  2. žádat ROPID o sdělení, zda o něm zpracovává osobní údaje, a o poskytnutí konkrétních informací – účely zpracování, kategorie dotčených osobních údajů, příjemce, jimž byly osobní údaje zpřístupněny, plánovanou dobu uložení či kritéria pro její stanovení, a další;
  3. požádat o opravu a doplnění osobních údajů v případě jejich nepřesnosti či neaktuálnosti (tzv. právo na opravu);
  4. žádat o výmaz osobních údajů (jejich likvidaci a další nezpracovávání) v případě, že:
    1. osobní údaje již nejsou potřebné pro účel, pro který byly shromažďovány nebo zpracovávány;
    2. odvolá souhlas, pokud je zpracování založeno na souhlasu, a neexistuje žádný další právní důvod pro zpracování;
    3. vznese oprávněnou námitku proti zpracování z důvodu oprávněných zájmů správce osobních údajů;
    4. osobní údaje byly zpracovány protiprávně;
    5. nebyl-li dán rodičovský souhlas se zpracováním osobních údajů dětí;
    6. tak stanoví právní povinnost vyplývající z českého právního řádu či z práva EU;
  5. požádat o omezení zpracování svých osobních údajů, pokud:
    1. popírá jejich přesnost;
    2. je jejich zpracování protiprávní, ale namísto výmazu je požadováno pouze jejich omezení;
    3. ROPID je již nepotřebuje pro účely zpracování, ale osoba, které se týká, je požaduje pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků;
    4. vznesl námitku proti zpracování, o které ještě nebylo ze strany ROPIDu rozhodnuto;
  6. žádat ROPID o poskytnutí osobních údajů, které o něm zpracovává, a to ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, za účelem jejich poskytnutí jinému správci, avšak pouze v případě, že je jejich zpracování založeno na souhlasu se zpracováním osobních údajů nebo na základě smlouvy a zároveň, že se jejich zpracování provádí automatizovaně (tzv. právo na přenositelnost údajů);
  7. právo podat proti zpracování osobních údajů na základě ochrany oprávněných zájmů ROPIDu námitku;
  8. právo podat proti ROPIDu stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, Praha 7, PSČ 170 00.

X. Postup ROPIDu v souvislosti s žádostmi subjektů osobních údajů

Jak již bylo výše uvedeno, osoba, jejíž osobní údaje ROPID zpracovává, se na něj jako na správce může obrátit a uplatnit svá práva popsaná v tomto dokumentu zejména v ustanovení čl. IX.

Obdobně, jako je uvedeno v souvislosti s námitkou proti zpracování osobních údajů na základě ochrany oprávněných zájmů v ustanovení čl. VI. tohoto dokumentu, je ROPID oprávněn postupovat i v dalších případech.

Obecně je ROPID povinen reagovat na žádosti osob, jejichž osobní údaje zpracovává, ve lhůtě do jednoho (1) měsíce ode dne obdržení žádosti (podnětu či námitky). V případě velkého množství žádostí či s ohledem na jejich rozsah, je ROPID oprávněn tuto lhůtu prodloužit o další dva (2) měsíce, celkem tedy na měsíce tři (3). V takovém případě je však ROPID povinen žadateli (stěžovateli) do jednoho (1) měsíce ode dne podání žádosti sdělit, že lhůtu prodlužuje.

Ve stanovené lhůtě ROPID vyrozumí žadatele (stěžovatele) o přijatých opatřeních či o jejich nepřijetí. V případě nepřijetí opatření informuje ROPID žadatele o důvodech takového rozhodnutí a o možnosti podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů a o dalším možném postupu v rámci soudní soustavy.

Je-li námitka vznesená proti zpracování osobních údajů za účelem ochrany oprávněného zájmu zjevně neodůvodněná a/nebo nepřiměřená či je učiněna nedostatečně identifikovaným subjektem údajů (anonymně), je ROPID oprávněn ji odmítnout, a to nejpozději do jednoho (1) měsíce ode dne jejího obdržení. Rozhodnutí o vyřízení námitky informuje ROPID stěžovatele písemně, když své rozhodnutí odůvodní. Je-li konkrétní žádost podána elektronicky a žadatel výslovně nepožádá o písemné vyhotovení sdělení, poskytuje ROPID sdělení o přijatých opatřeních a rozhodnutí o námitkách taktéž elektronicky.

Veškerá sdělení na žádost osoby, jejíž osobní údaje jsou zpracovávány, a rozhodnutí o námitkách, poskytuje ROPID bezplatně. To však neplatí, jsou-li podané žádosti (námitky) zjevně nedůvodné a/nebo nepřiměřené (zejména se opakují). V takovém případě může ROPID odmítnout žádosti vyhovět nebo sdělení či učinění úkonu zpoplatnit s přihlédnutím k administrativním nákladům s tím spojeným.

Regionální organizátor pražské integrované dopravy, příspěvková organizace

Stav ke dni 25.5.2018